伝え方による問題発生の原因と話し方、書き方についての対策を紹介

 

よく仕事や友達との間で、話したり書いたりして詳しく説明しているつもりでも、上手く内容が伝わらずに思わぬトラブルになったこと等ありませんか？

 

 

私は良くあるんですよね。どうしてこのようなことが発生するのか？その対策が打てれば、もっとコミュニケーションを深めることができるのではないか？そう考えました。

これらについて、私なりにまとめましたので紹介していきたいと思います。

 

 

 

伝え方でどうして問題が発生するか？

伝え方によって問題が発生する理由はいくつかありますが、その中で代表的なような事柄を5つあげてみました。

 

1．コミュニケーションの不明瞭さ:

伝え方が不明瞭だと、相手が意図を正しく理解できない場合があります。

言葉の選び方や文法の誤り、説明の欠落などが原因となります。

特に日本語の場合、主語を省きますので一体誰に対して言っているのかが曖昧になり、誤解を生む原因にもなっております。

 

2．コンテキストの欠如

伝え方が問題を引き起こす別の理由は、コンテキストの不足です。

情報を適切に伝えるためには、相手が必要な背景や前提条件を知っていることが重要です。

従って、コンテキストの欠如は、誤解や混乱を招く可能性があります。

 

 

3．感情的な要素

伝え方が問題を引き起こす場合、感情的な要素が関与していることもあります。

伝え方が攻撃的、非難的、あるいは侮辱的である場合、相手は防御的になり、コミュニケーションが円滑に進まなくなる可能性があります。

売り言葉に買い言葉という例えが有るほど、感情的な要素が入ると自分を見失いやすくなりますので、カッとならずに一息置くことが重要です。

 

 

4．文化やバックグラウンドの違い

伝え方が問題を引き起こす別の要因は、文化やバックグラウンドの違いです。

異なる文化や背景を持つ人々がコミュニケーションをする場合、言葉や表現の解釈の違いが問題を引き起こすことがあります。

特に宗教的な週間や、民族的な風習などを十分理解できていないと、相手に対して失礼なことを言ったり、行動として取ったりし問題になりやすいです。

 

 

5．コミュニケーションスキルの不足

伝え方が問題を引き起こす理由の一つに、コミュニケーションスキルの不足があります。

効果的なコミュニケーションは、適切な言葉の選択、明確な表現、相手のフィードバックへの対応などが必要です。

スキルが不足していると、伝えたいことを十分に伝えられない場合があります。

 

 

 

 

どうしたら上手く伝えることができるのか

どうしたら相手に上手く話を伝えることができるのか、話し方と書き方の2面から見ていきましょう。

1．話し方の注意点

話し方の面では、以下の4つの要点に注意することが重要です。

1. 明瞭さと具体性: 話す際には、明確で具体的な表現を心がけましょう。抽象的な言葉や曖昧な表現ではなく、具体的な事例や具体的な言葉を使うことで相手にイメージしやすくなります。

2. 簡潔さ: 話す内容をシンプルにまとめることも重要です。冗長な表現や余計な情報を省き、要点を的確に伝えるようにしましょう。相手が情報を受け取りやすくなります。

3. アクティブリスニング: 相手が話している間は、積極的に耳を傾けましょう。相手の話を遮らずに注意深く聴き、理解しようとする姿勢を示します。また、適宜質問をしたり、相槌を打ったりすることで、相手が話しやすい環境を作り出します。

4. ボディランゲージと表情: 言葉だけでなく、ボディランゲージや表情も重要な要素です。自分の姿勢や手の動き、表情などを通じて相手に意思を伝えることができます。適切なジェスチャーや表情を使い、相手とのコミュニケーションをより豊かにしましょう。

 

 

 

2．書き方の注意点

書き方の面では、以下の4つの要点に留意することが重要です。

1. 構成と段落: 文章を明確な構成でまとめ、段落ごとにまとまった情報をまとめましょう。一つの段落には一つの主題を持たせることで、読みやすさが向上します。

2. 文体と文法: 文章を書く際には、適切な文体と文法を使いましょう。目的や読み手に応じて、形式的な文章や非形式的な文章を使い分けることが重要です。また、文法の誤りにも注意し、正確な表現を心がけましょう。

3. 冗長性の排除: 不要な繰り返しや冗長な表現を省くことで、文章を簡潔にしましょう。要点を明確にし、読み手にとってわかりやすい文章を作ることが大切です。

4. 視覚的要素: 文章に視覚的要素を取り入れることで、読みやすさを向上させることができます。箇条書きや番号付け、グラフや図表などを活用することで、情報の整理や強調がしやすくなります。

 

 

まとめ

コミュニケーションブレークダウンが発生する場合、本当に些細な内容であることが殆どです。

基本は相手に対する思いやりで話し方も、書き方も大きく変わってきます。

今回上げた話し方のポイント4つ、書き方のポイント4つの、これらのポイントを意識しながら、適切な伝え方をすることで、相手に対して明確で効果的なコミュニケーションを行うことができる用になると思います。

本当に小さな事でも不快になりますので、十分に注意しましょうね。