働き方改革|できそうで出来ないペーパーレス化

おはようございます。じぇいかわさきです。働き方改革、働き方改革って世の中では騒いでしますが、準備を何一つ進めていない会社では、そんなことは寝耳に水で直ぐに出来るわけが無いです。

基本的に、その仕事ななぜ必要なのかというブレークダウンが出来ていない事や、その仕事に使用する資料はなぜ必要なのか、などとツッコミどころは満載ですよね。

 

ペーパーレス

 

 

働き方改革はまずはIT化からだよね

働き方改革って言う割には、意外とIT化が遅れているのも事実。そもそも、働き方改革を実行する上で、どうしても必要となってくるのはテレワークなのだが、そのテレワークにについては以前にこんな記事も書いた。

その内容は、テレワークが必要と言いながらも実際には10%しか普及はしていないと言うこと。テレワークが進んでいかないということは、PCまたはタブレットの一人1台化が進んでいかないと言うことになる。

資料

PCTは会社に据え置いて使う物、なんて言っているようでは絶対に進んでいかないテレワーク。営業の方などは、顧客に行った帰りに、いち早くレポートを書いたり、関係部門に指示または依頼するのに、いちいち会社に戻ってPCを使わなくてはいけないなんてナンセンスの話だと思う。

 

しかし、そういう中で注意しなければいけないのが、「仕事は文書を中心に回っている」ということだ。

業務で作成する書類や資料はもちろん、金融・保険業務の契約書や、製造・生産管理業務の工程表、流通・小売の販促用POP、医療機関のレセプトなど、多くの業務で電子化されているはずなのだが、最後の承認で文書は欠かせないものになっている。

まったくもっておかしなルールだ。

 

 

働き方改革のペーパーレス化を阻むもの

自分の会社でもそうなのだが、かなり電子化が進行しているのは間違いない。でも最後の最後で、申請書は紙で打ち出して承認印をもらった後に、再度スキャナーで読み込み電子化して送付する。

まったく不可解なプロセスであることは間違いない。

かなりの部分では電子承認が浸透してきているにも関わらず、金額が大きいものに対しては必ず最後は紙なのだ。

税務監査後、すごく不思議に思っているのは、税務監査用のエビデンスは、紙でセンターファイル化さいれて補完しているということ。これもナンセンス。全てのプロセスは電子化されているのに、税務監査を受けるためにエビデンスが必要となるため、わざわざ最後に紙でプリントアウトしている。

 

ISOの審査も同じだよね。監査員が質問する内容について、基本電子データでの提示は許されているが、電子データの場合には関連性がうまくつながらないと言うことと、ネットワーク負荷によりスムーズに提示できなかったりして、審査員の印象を悪くする可能性が高い。

従って、関連で特に肝となるような部分は全てプリントアウトしファイル化されている。

しかもだ、そのファイルはISOの定期審査用だけに使うんだ。

コレもすごく無駄なことだと思わないかい。こんな感じで、電子化のペーパーレス化が進行しようとすることに対して、妨げるような要因はなきにしもあらずなんだ。

しかも、国家関連の業務審査で使用されるのは、国がまず是正していかないと絶対に進まないことだよ。

 

働き方改革のペーパーレス化を加速するには

先に上げた原本の保管という意味からすると、ペーパーレス化の意味が有るのかと思われるだろうが、それらをうまく生かしていくのがペーパーレス化のソリューションなのではないだろうか。

会議

ペーパーレス化と言うと、単に紙を電子化することを思い浮かべるのだが、この電子化されたデータをより便利に使うためのシステムまでを一緒に構築することが真のペーパーレス化なのだと思う。

システムとして構築ができれば、電子データの大きなメリットの1つが検索性の高さが上げられる。

プロジェクトに関係する文書を素早く探し出したり、同種の文書をテンプレートとして利用し、作業を省力化したりできるだけでなく、参照頻度の高い文書や検索ワードを集計して、ビジネスの新しい着想や効率的な運用にも生かせるようになる。

文書検索、これが大きな特徴の一つではないだろうか。

 

また、先に問題として原本管理についても、単に紙を電子化するだけでは、監査証跡として紙の文書(原本)が必要になった際に原本を探すのが難しくなってしまうが、電子ペーパーのファイルの詳細項目として、契約書名称やロケーション情報などを細かく追加すれば、データと原本をきちんとひも付いた状態で管理しやすいシステムとなる。

原本は物流倉庫に保存し、監査などで原本が必要になったときだけ取り出せるようにしておけば、保管コストの削減や災害リスクの軽減にもなる。

そして活用する際には、タブレットでの使用を前提にすれば、何処でもシステムにログインしてデータ検索後に、契約書でもその場で見ることが出来るようになる。

社内会議に置いても、無駄な資料コピーを取る必要もないし、一石二鳥ではないだろうか。

このタブレット化の推進は、リモートワークの加速にも繋がり、トータルで働き方改革の加速になる。

 

まとめ

自分の会社でもそうであるが、テレワークにしても、ペーパーレス化にしても総論賛成各論反対派がほとんどなのである。これによる時間や費用の無駄については気にせずに、それ以外の労働時間については非常にシビアになっている。

まったくもってナンセンスなのは、問題が発生したときなどローディングの高い人達が束になって現場にでかけていく。現場現物主義からすれば、間違ったことではないが、なぜそんなにたくさんの人が行くのかが疑問視される。

テレワークやZoomなどの電話会議が発達しているのだから、何処にいても関係者がリモート接続して、現場から現品状況を説明すれば、別に行かなくても解決できると思う。

それ以前に、ローディングの高い人間が現場に行けば、それだけで費用を圧迫することが理解できないのだろうか?一般的に会社で景気が悪くなって来ると、必ず実施するのが費用削減だろう。

その費用削減は、残業時間の抑制と出張・外出費の抑制だと思うのだが、くだらないことで多数の人材を出張で派遣していれば、それは費用の無駄遣いに匹敵する。

行ったことで、即時問題が解決しロスがリカバリー出来るのであればよいが、ローディングが高い人がたくさん行くと、船頭ばかり増えてまとまるものもまとまらず、逆にロスが大きくなるだけだ。

そんな感じで毎回思うことは、会社の経営陣がどのような意思のもとに、運営方針を決定し確実に遂行していくかだと思う。そのためにも、船頭は極力少なくし権限の一点集中の方がアクションは迅速に必ずなる。

そう出来ないのは、やはり仲良しグループによる日本独自の運営方法に問題が有るのではないかな。

 

にほんブログ村 ネットブログへ
にほんブログ村 ネットブログ ネットトラブル・ネット詐欺へ
にほんブログ村 シニア日記ブログへ
にほんブログ村 シニア日記ブログ 勉強しているシニアへ
ブログランキング・にほんブログ村へ